Självservice

Är du ny som chef, personalredogörare, controller eller HR-konsult? Då kan du få en utökad behörighet i Självservice.

Fyll i blanketten och skicka den till din chef, den ska sedan skickas in till din lönehandläggare.

Se även

• Behörighet till självserivce

Flexibel arbetstid innebär att den anställde själv får större möjlighet att styra sin arbetstid. Detta medför ökad frihet men därmed också större ansvar för att arbetsuppgifterna fullgörs. Flexibel arbetstid innebär inte att man stadigvarande får förskjuta sin arbetstid till nya fasta tidpunkter.

Allmänna förutsättningar

I AB, § 14 återfinns de bestämmelser, regler och förutsättningar som ska tillämpas vid flexibel arbetstid.

Reglerna för flexibel arbetstid är utformade så att möjligheten att flexa blir beroende av arbetssituationen. Det finns således inte någon ovillkorlig rätt att flexa när arbetsbelastningen är hög.

Lokalt avtal

Flextidens omfattning, förläggning till klockslag och maximimåttet för flextidssaldot samt avstämningsperiodens längd är bestämd i lokal förhandling.

Indelning av arbetstiden

Normaltid: 08.00 -16.30 Flextid: 06.00 – 21.00 Totalram:  06.00 – 21.00 måndag-fredag Fast tid: tillämpas inte

Avstämningsperiod: Kalendermånad

Saldo

Vid avstämningsperiodens slut får flextidssaldot ej över-/understiga +/- 30 timmar. Plussaldo som överstiger 30 timmar vid månadens slut bortfaller och ger ingen rätt till ersättning. Endast i undantagsfall när saldot uppkommit utan arbetstagarens förvållande, kan sådant plussaldo ersättas. Utbetalning sker då med 1/165 av månadslönen för varje överstigande timme.

Minussaldo på mer än 30 timmar medför löneavdrag med 1/165 av månadslönen för varje överstigande timme.

Ledighet motsvarande hel eller del av dag kan avräknas mot flextidssaldot under förutsättning att arbetet så tillåter. Dock kan flextid tas ut sammanhängande under max en dag.

Övertid

Övertid är i förväg beordrat arbete utanför totalramen. Ersättning för sådant övertidsarbete är kvalificerad övertidsersättning.

Övertid kan också vara i förväg beordrat arbete inom totalramen men utanför normaltiden. Härvidlag är de två första timmarna före respektive efter normaltiden enkel övertid. För att övertid ska utgå gäller att arbetstagaren under månaden fullgjort tjänstgöring som totalt överstiger månadens normaltid.

Inarbetning

I och med denna överenskommelse upphör all inarbetning.

Bemanning

Förvaltningschef avgör vilket bemanningsbehov som vid varje tillfälle finns. Dock gäller att kontoren ska vara bemannade alla arbetsdagar och att posthanteringen sker utifrån reglerna i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Detta gäller inte aftnar som enligt AB 05 likställs med helgdag.

Rast

Minst 30 minuters rast ska tas ut innan den fullgjorda arbetstiden i följd överstiger fem timmar.

Kompensationsledighet

Kompensationsledighet utgår enligt gällande regler och praxis. Beräkning av kompensationsledighetens längd sker mot normaltiden.

Deltidsanställda

Normal arbetstid är den för anställningen fastställda omfattningen av arbetstiden. Flexsaldo anpassas i proportion till sysselsättningsgraden.

Flextidsregler

Flexibel arbetstid gäller måndag – fredag, klockan 06.00 – 21.00. Flextiden regleras i Självservice.

Lunch

I samband med lunch ska man alltid vara utbokad.

Om ingen utbokning görs i vid lunch dras 60 minuter med automatik. Enligt normaltiden är rasten 30 minuter som alltid ska tas ut. Om utbokningen är mindre än 30 minuter dras det ändå alltid 30 minuter.

Hemgång

Om du glömmer att boka ut när du går hem måste en flexkorrigering göras i Självservice.

Tjänste ut

Om du under dagen gör en utbokning som ”tjänste ut” och sedan inte återkommer till arbetet får du flextid till slutet på din normalarbetstid. Normalarbetstiden regleras via ditt personliga schema. Den vanligaste normaltiden för de som flexar är 08.00 – 16.30.

Flexledig

Uttag av flexledighet hel dag görs via frånvaro i Självservice. Tänk på att flexibel arbetstid innebär att du som anställd själv har stor möjlighet att styra din arbetstid. Det är en stor frihet men samtidigt också ett stort ansvar för att arbetsuppgifterna fullgörs.

Reglerna för flexibel arbetstid är utformade så att möjligheten att flexa blir beroende av arbetssituationen. Det finns således inte någon ovillkorlig rätt att flexa när arbetsbelastningen är hög.

Ledighet motsvarande hel eller del av dag kan avräknas mot flextidssaldot under förutsättning att arbetet så tillåter. Dock kan flextid tas ut sammanhängande under max en dag.

Indelning av arbetstiden

Normaltiden är mellan klockan 08.00 -16.30. Flextiden är mellan klockan 06.00 – 21.00. Totalramen är mellan klockan 06.00 – 21.00 måndag till fredag. Det finns ingen fast tid när man måste vara på plats.

Saldo

Avstämningen görs per kalendermånad. Den görs kring den 14:e nästa månad. Vid månadens slut får flextidssaldot inte över- eller understiga 30 timmar. Plussaldo som överstiger 30 timmar vid månadens slut försvinner och ger ingen rätt till ersättning. Bara i undantagsfall när saldot uppkommit utan arbetstagarens förvållande, kan plussaldot ersättas. Utbetalning sker med 1/165 av månadslönen för varje överstigande timme.

Minussaldo på mer än 30 timmar medför löneavdrag med 1/165 av månadslönen för varje överstigande timme.

Färdtid utbetalas när du är på en inrikes resa och är längre än 50 kilometer utanför din vanliga verksamhetsort. Den utbetalas bara för tid som ligger utanför din ordinarie arbetstid.

Den räknas ihop per kalendervecka och avrundas uppåt till närmaste hel- eller halvtimme.

Den utbetalas inte samtidigt som du får fyllnadslön, övertidsersättning eller har en restid under 30 minuter per vecka. Den utbetalas inte heller mellan klockan 22-6, om du har sovplats på tåg eller fartyg

Det finns två olika nivåer för ersättningen mindre och mer än tio timmar per vecka.

För de tio första timmarna per vecka utbetalas ersättning som motsvarar 53 procent av din timlön per timme.
För de överstigande tio timmarna per vecka utbetalas ersättning som motsvarar 80 procent av din timlön per timme.

Om du är hemma helt eller delvis på grund av sjukdom och vill ta semester, ska du i Självservice välja koden som heter “Semester under sjukled” för att få rätt lön.

Väljer du koden som heter “Semester Betald” kommer du att få för lite lön.

Bevilja semestertimmar

När du ska bevilja semestertimmar och din medarbetare inte har tillräckligt med omvandlade timmar än, markeras posten orange och du kan inte bevilja den. Klicka då på medarbetarens namn och bevilja den i pop-up rutan.

Beräkning

I ackumulatorn för innestående semestertimmar (finns under rubriken Sem/Ötid mm), visas antalet i hundradelar och inte faktiska minuter.

Står det att du har 1,25 timmar att ta ut innebär det att du har 1 timme och 15 minuter att ta ut.

Om du vill veta hur mycket 35 minuter är i hundradelar, dividera(/) 35 med 0,6.

Om du vill veta hur mycket 40 hundradelar är i minuter, så multiplicera(*) 40 med 0,6.

Sjukdom

Vid sjukdom utbetalas sjuklön från oss de 14 första kalenderdagarna. Först blir det ett karensavdrag som är en daglön multiplicerat (*) med tjänstledighetskoefficienten.

De 13 andra kalenderdagarna görs ett löneavdrag som är uträknat genom att ta arbetsdagar multiplicerat (*) med tjänstledighetskoefficient. Av den summan dras 20 procent bort och kvar är 80 procent av den uträknade lönen. Under dessa dagar utbetalas även 80 procent av ob ersättningen

Från och med 15:e sjukdagen utbetalas 10 procent ersättning från oss och resten från Försäkringskassan. Ersättningen som kommer från oss baseras på månadslönen.

Från och med 91:a sjukdagen utbetalas ingen ersättning från oss. All ersättning utbetalas från Försäkringskassan. Du kan även få 10 procent ersättning från AFA Försäkring.

Vid sjukdom som är kortare än 7 dagar ska månadsanställda själva lägga in i Självservice. Har man flera korta sjukskrivningar med färre än 6 dagar emellan perioderna ska detta anmälas till lönehandläggaren så får hon lägga in sjukskrivningen.

Vid sjukdom som är längre än 7 dagar måste arbetsledaren få en kopia på läkarintyget. Ibland krävs det ett läkarintyg från första sjukdagen. Originalet av läkarintyget skickas till Försäkringskassan vid sjukdom som pågår längre än 14 dagar.

Vid långtidsfrånvaro är frånvaron semesterlönegrundande de 180 första dagarna per år. De som har rätt till 25 semesterdagar per år betyder det att de har rätt till 13 betalda semesterdagar under sjukskrivningen. För de med 31 och 32 dagars rätt till betald semester får 16 dagar. Man kan vara helt sjuk i 1 helt år och få dessa semesterdagar. Från och med andra hela frånvaroåret får man inga betalda semesterdagar.

När man varit sjuk och kommer in och arbetar och blir sjuk igen finns återinsjuknande regeln. Det betyder att man inte får en ny karensdag om det är färre än 6 dagar mellan sjukskrivningarna.

Man kan få maximalt 10 karensdagar inom 365 dagar. Har man många sjukdomsperioder under ett år kan man söka högkostnadsersättning från Försäkringskassan. Då gör vi inget löneavdrag för karensdagen.

Rapportering av sjukfrånvaro

Tillsvidareanställda, visstidsanställda och timvikarier rapporterar själva in sin sjukfrånvaro i Självservice – om den är kortare än en vecka.

Längre frånvaro rapporteras in till lönehandläggare via en personalredogörare eller chef. Om lönehandläggaren inte rapporterar in de längre perioderna – är risken mycket stor att du får ett för stort löneavdrag eller inte får sjukpenning från Försäkringskassan.

De timvikarier som fått sin bokning via bemanningsenheten rapporterar in sin sjukfrånvaro via bemanningsenheten. Den måste först lämnas till chef eller personalredogörare innan den lämnas vidare till lönehandläggare. Alla timvikarier måste själva sjukanmäla sig till Försäkringskassan om sjukfrånvaron är längre än 14 dagar eller om du inte får sjuklön från oss.

Har du en hel dags sjukfrånvaro – rapportera enbart in datum. Är du frånvarande del av dag – rapportera in datum och klockslag.

Se även

• Frånvarorapport

Självservice – rapportera frånvaro, tillägg, resor och titta på din lön

Självservice är en modul till vårt personal- och lönesystem. Här kan du rapportera frånvaro, tillägg, resor och titta på din lön.

När du rapporterat dina tillägg och avdrag, skickas de till din chef som beviljar dem elektroniskt. Under natten görs det löneberäkningar och du ser din preliminära lön.

Självservice för anställda kommer du åt över hela världen. Ska du gå in som chef eller personalredogörare sker det på arbetsplatsen eller på annan plats om du har tillgång till en högre säkerhetsnivå via MobilityGuard eller VMWare.

Du använder samma inloggningsuppgifter till självservice som du använder för att logga in på datorn på din arbetsplats. Har du glömt ditt lösenord? Kontakta IT-support.

Se även:

• Självservice
• Handbok Visma Window
• Handbok chef Självservice
• Handbok timanställd – egen rapportering

Tidplan för löner

Senast den 10 varje månad måste pappersunderlag för löneutbetalningar vara hos lönehandläggarna. Kommer det in senare kan vi inte garantera att det blir utbetalt till den månadens utbetalning. Blir den inte utbetald då – blir den utbetald nästa månad.

Förutom nedanstående tillfällen kommer lönesystemet att vara stängt cirka 7 dagar för att uppdatera systemet. Dessa tillfällen meddelas separat via e-post.

December 2022

Måndag 12 december
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Måndag 12 december efter 17.00 till och med måndag 19 december
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Fredag 23 december
Löneutbetalning

Januari 2023

Torsdag 12 januari
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Torsdag 12 januari efter 17.00 till och med torsdag 19 januari.
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Onsdag 25 januari
Löneutbetalning

Februari 2023

Måndag 13 februari
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Måndag 13 februari efter kl. 17.00 till och med måndag 20 februari
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Fredag 24 februari
Löneutbetalning

Mars 2023

Måndag 13 mars
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Måndag 13 mars efter kl. 17.00 till och med måndag 20 mars
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Fredag 24 mars
Löneutbetalning

April 2023

Onsdag 12 april
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Onsdag 12 april efter kl. 17.00 till och med torsdag 20 april
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Tisdag 25 april
Löneutbetalning

Maj 2023

Torsdag 11 maj
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Torsdag 11 maj efter kl. 17.00 till och med måndag 20 maj
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Torsdag 25 maj
Löneutbetalning

Juni 2023

Fredag 9 juni
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Fredag 9 juni efter 17.00 till och med måndag 19 juni
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Torsdag 22 juni
Löneutbetalning

Juli 2023

Onsdag 12 juli
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Onsdag 12 juli efter kl. 17.00 till och med onsdag 19 juli
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Tisdag 25 juli
Löneutbetalning

Augusti 2023

Måndag 14 augusti
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Måndag 14 augusti efter kl. 17.00 till och med måndag 21 augusti
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Fredag 25 augusti
Löneutbetalning

September 2023

Tisdag 12 september
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Tisdag 12 september kl. 17.00 till och med onsdag 20 september
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Måndag 25 september
Löneutbetalning

Oktober 2023

Fredag 13 oktober
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Fredag 13 oktober efter kl. 17.00 till och med fredag 20 oktober
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Onsdag 25 oktober
Löneutbetalning

November 2023

Måndag 13 november
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Tisdag 13 november efter 17.00 till och med tisdag 21 november
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Fredag 24 november
Löneutbetalning

December 2023

Tisdag 12 december
Sista dag för chefer och assistenter att bevilja poster i Självservice.

Tisdag 12 december efter 17.00 till och med tisdag 19 december
Självservice är stängt på grund av lönekörningar. Chefer och assistenter kan titta men inte registrera, övriga anställda kan både titta och registrera.

Fredag 22 december
Löneutbetalning

Alla inrikes traktamenten och körjournaler läggs in i Självservice.

Om du är gravid och reser efter 7:e graviditetsmånaden, gäller inte din hemförsäkring eller vår reseförsäkring.

Endagstraktamenten

Vi har ett lokalt avtal som har träffats med samtliga fackförbund. Alla ersättningar är skattepliktiga.

När du är på resa utanför Hultsfreds kommun

Om du får betala din lunch själv och är borta 6-10 timmar får du 100 kr
Om du får betala din lunch själv och är borta mer än 10 timmar får du 190 kr

Om du blir bjuden på lunch och är borta 6-10 timmar får du inget traktamente.
Om du blir bjuden på lunch och är borta mer än 10 timmar så får du 90 kr.

Flerdygnstraktamente

Ersättningen får du vid flerdygnsförrättning utanför din vanliga verksamhetsort.(mer än 50 km från arbetsplats och bostad). Traktamentsersättning är inte skattepliktig men den minskas om du blivit bjuden på mat. Har du blivit bjuden på mat är detta en förmån som du måste betala skatt för.

Enligt vårt avtal har du även rätt till resetillägg. Den ersättningen är skattepliktig och ska minskas om du blivit bjuden på mat.

Hel dag (06.00-24.00)

Resan ska ha startat före klockan 12 och slutat efter klockan 19 eller vara mellanliggande dag. Ersättningen är 230 kr och den är skattefri.

Halv dag

Resan ska ha startat före klockan 20 slutat efter klockan 10 eller varit i mer än 4 timmar. Ersättningen är 115 kr och den är skattefri.

Nattraktamente

Om du ordnar din övernattning utan att kommunen betalar för logi – får du ett nattraktamente på 115 kr, den är skattefri.

Reducering för mat

Om du inte betalat för mat ska traktamentet minskas med dessa belopp

Frukost vid helt traktamente 46 kr
Frukost vid halvt traktamente 23 kr

Lunch vid helt traktamente 81 kr
Lunch vid halvt traktamente 41 kr

Middag vid helt traktamente 81 kr
Middag vid halvt traktamente 41 kr

All mat du inte betalt själv måste du förmånsbeskatta, den är densamma oavsett om du får helt eller halvt traktamente. Beskattningen är för frukost 49 kr, för lunch och middag 98 kr. Om frukost ingår i hotellpriset behöver du inte förmånsbeskatta för den.

Resetillägg

I resetillägget ingår semesterlön och semesterersättning med belopp enligt i semesterlagen.

Helt resetillägg får du för dagar som ligger mellan avrese- och hemresedag. Det innebär att du måste vara borta i 3 dagar för att få helt resetillägg. Du kan även få det om du reser i mer än 18 timmar per dag. Ersättningen är 110 kr som är skattepliktigt.

Halvt resetillägg får du så fort resan pågått i mer än 4 timmar. Ersättningen är 19 kr som är skattepliktigt.

Resetillägget ska även minskas om du blir bjuden på mat. Minskingen görs med

Om du får helt traktamente görs avdrag på frukost på 21 kr
Om du får halvt traktamente görs avdrag på frukost på 11 kr

Om du får helt traktamente görs avdrag på lunch på 37 kr
Om du får halvt traktamente görs avdrag på lunch på 19 kr

Om du får helt traktamente görs avdrag på middag på 37 kr
Om du får halvt traktamente görs avdrag på middag på 19 kr

Observera att kontrollen görs mot hur stort traktamente du får och inte hur mycket du får i resetillägg. Det innebär att tillägget ibland inte räcker till alla minskningar. Minskningen kan inte göras på mer än vad resetillägget är.

Se även

• Körjournal
• Utrikes traktamente

Vill du ändra på en kontofördelning, gå in på ‘Mina anställda’ under Kontering och välj Konto/Proc.

Är du personalredogörare eller arbetsledare, gå in på ‘Mina medarbetare’ och under Anställning hittar du Kontering.

Lägg in from det datum kontofördelningen ska gälla.

Ändra på kontosträng och procent. Tänkt på att omvandla procent till heltidsmått. Exempel – Medarbetaren arbetar 20 timmar av 40, där heltidsmåttet är 40. 5 timmar per vecka ska belasta ett annat konto. Då räknar du ut procentsatsen genom att ta 5 timmar dividerat (/) med 20 timmar, det vill säga 25 procent ska omföras.

Vill du ha fler rader klicka på ‘Ny fördelning’

Vill du ta bort en rad – lämna den tom.

När du är klar klicka på ‘Spara’

Nu gäller kontofördelningen tills att du gör en ändring igen.

Om kontofördelningen gäller föregående månad eller längre tillbaka; kontakta din lönehandläggare för omföring av kostnader till ekonomisystemet.