Rekrytering

rekrytering

Rekryteringsprocessen är ett tillfälle för Hultsfreds kommun som arbetsgivare
att möta potentiella medarbetare. Hultsfreds kommuns största utmaning är att vi
konkurrerar om samma kompetens som 289 andra kommuner. Därför behöver
vi finna vårt speciella sätt att sticka ut bland andra. En schysst rekrytering anser
vi är en av de saker som ska få nya medarbetare att söka sig till just oss.
För att säkra att rekryteringsprocessen sker på ett likvärdigt sätt i hela organisationen finns dessa riktlinjer framtagna. Dokumentet ger vägledning för det gemensamma arbetet för en schysst rekrytering. Som komplement till detta dokument finns också rutiner och checklista för rekrytering och anställningsavtal. (se nedan)

Varje rekrytering är en möjlighet att tänka nytt och utveckla verksamheten. Den här processen beskriver hur du går tillväga när du ska rekrytera nya medarbetare.

Förberedelse inför en rekrytering

Varje rekrytering är unik och innebär en möjlighet för organisationen att tänka
framåt. Det är därför viktigt att ansvarig chef gör en behovsinventering i verksamheten. Detta innebär en översyn av eventuella förändringar av arbetsinnehåll för berörd befattning och av organisationen.

Det kan bli aktuellt att göra en rekrytering, tillsvidare eller tidsbegränsad, när en
medarbetare till exempel säger upp sig, avgår med pension, tar tjänstledigt, blir
sjukskriven, när en ny tjänst tillkommer eller pengar avsätts för en projektanställning.

Om det framkommer att en rekrytering ska genomföras ska respektive förvaltnings HR-konsult kontaktas för att undersöka om omplaceringsbehov föreligger, om någon medarbetare har önskat högre sysselsättningsgrad eller om det finns någon medarbetare som har företrädesrätt till tjänsten. Därefter kan frågeställningen besvaras om det är aktuellt med en extern rekrytering eller om behovet kan lösas internt.

Om behovet av extern rekrytering kvarstår är det viktigt att fundera på vilka krav
som ska ställas på den sökande. Vad är det för medarbetare verksamheten behöver? Vilka kompetenser, egenskaper och erfarenheter bör personen ha för att
vara en potentiell medarbetare?

Målsättningen för Hultsfreds kommun är att annonsera tillsvidaretjänster med
100 % sysselsättningsgrad. Undantag för annonsering kan göras för anställningsbehov som understiger tre månader samt för anställningar som understiger 50 %.

Vid kortvariga vikariat kan också undantag göras efter kontakt med berörd facklig organisation.

Rekryteringssystem

Hultsfreds kommun har valt att använda sig av Visma recruit (Offentliga Jobb) som rekryteringsverktyg som är ett processtöd för rekrytering.1 Varje chef har tillgång till stödsystemet och hanterar och administrerar sina rekryteringar med stöd av förvaltningens HR-konsult.

Annonsutformning

Samtliga annonser som publiceras via rekryteringssystemet ska innefatta tre delar; beskrivning av arbetsplatsen, arbetsbeskrivning och kvalifikationer.

Beskrivning av arbetsplatsen

I beskrivningen av arbetsplatsen är det lämpligt att beskriva organisationskulturen, betona vart organisationen är på väg samt vilken vision och målbild verksamheten arbetar efter. Beskriv och ge gärna konkreta exempel.

Arbetsbeskrivning

Arbetsbeskrivningen kan vara generell eller specifik. Valet beror på om annonsen avser en allmän eller särskild rekrytering. Arbetsbeskrivningen ger antingen en övergripande bild av hur det är att arbeta i Hultsfreds kommun eller en mer detaljerad beskrivning av arbetsplatsen med konkreta exempel.

Kvalifikationer

Gällande kvalifikationer behöver noga överväganden göras gällande exempelvis kompetenser, egenskaper, utbildning och erfarenhet. Det är viktigt att tänka på vilka krav som ställs och vad som anses vara meriterande. Det är utifrån kvalifikationskraven som urvalet görs då kandidaternas meriter bedöms utifrån dessa.

Platsannonser får inte vara diskriminerande och de krav som ställs ska vara relevanta och objektivt försvarbara i förhållande till det arbete som ska utföras.

Annonserna ska även utformas så att de uppmuntrar till att främja mångfald på arbetsplatsen.

Fler detaljer

Slutligen behöver annonsen innehålla en titel/rubrik. Detta är den texten som
intresserade sökande kommer se som klickbar länk på exempelvis arbetsförmedlingens hemsida. Tänk på att titeln/rubriken ska spegla annonsinnehållet och samtidigt kunna locka potentiella medarbetare.

Vidare behövs också information om anställningsformen. Är det en tillsvidaretjänst eller en tidsbegränsad tjänst? Omfattningen på tjänsten ska också anges.

Detta anges i deltid eller heltid samt tjänstgöringsgrad. Annonsen behöver också
innehålla information om tillträdesdatum alternativt en tillträdesbeskrivning och
om rekryteringen omfattas av löpande urval. 2 Vid löpande urval görs urval under
ansökningstiden och sökande kan komma att kallas till intervju under ansökningstiden. Rekryteringen får inte avslutas innan sista ansökningsdag, även om löpande urval tillämpas och intervjuer sker under ansökningstiden. Ansvarig
chef ska även uppge sista datum för ansökningstiden och eventuellt datum för
när intervjuer är planerade. Normen är att annonseringstiden är två veckor, om
inget annat är överenskommet.

Under rekryteringsprocessen

Urval

Under annonseringstiden är det chefens ansvar att kontinuerligt gå in och bevaka
sin rekrytering för att hitta potentiella kandidater till urvalsprocessen. För att förbereda urvalsprocessen ska chefen utgå från kvalifikationskraven och välja ut de kandidater som har bäst meriter för den utannonserade tjänsten.

När annonseringstiden har gått ut ska rekryterande chef omgående göra sitt slutgiltiga urval och gradera kandidaterna. De kandidater som motsvarar kvalifikationskraven går vidare i rekryteringsprocessen och en ytterligare bedömning görs för att kalla de bäst lämpade till intervju. De sökande som inte går vidare i processen ska få en återkoppling, vilket görs enkelt via rekryteringsverktyget. Om det finns övriga sökande som väntar på besked är det lämpligt att kontakta och informera om att deras ansökan fortfarande är aktuell men berätta att de återigen blir kontaktade om de går vidare till intervju.

För att en rekrytering ska vara professionell och hålla hög kvalitet är det viktigt
att vara objektiv och utgå från kravspecifikationen. Att använda sin ”magkänsla”
är inte okej. Lagen om offentlig anställning säger att vid anställning ska avseende
fästas bara vid sakliga grunder, såsom förtjänst och skicklighet. Skickligheten ska sättas främst, om det inte finns särskilda skäl för något annat. De kandidater
som kallas till intervju ska under intervjutillfället få information om hur rekryterande chef väljer att återkoppla under processen.

Intervju

Intervjutillfället är en möjlighet för båda parter att bilda sig en uppfattning om
varandra. Det är viktigt att komma ihåg att det inte bara är arbetsgivaren som ska
välja arbetstagare, arbetstagaren ska i lika stor utsträckning välja oss som arbetsgivare.

Intervjun börjar redan när anställande chef ringer upp för att bjuda in till intervju
eller skickar en kallelse till intervjutillfället. Innan kontakt tas är det bra att tänka
igenom vad som ska förmedlas. Förväntas kandidaten komma förberedd utifrån
några särskilda frågeställningar och ska betyg/intyg tas med och uppvisas?

När intervjun genomförs är det viktigt att ha en intervjumall som avspeglar annonsen. De frågor som ställs ska vara till hjälp för att ta reda på om kandidaten
är kvalificerad för tjänsten. Samma intervjumall ska användas för samtliga kandidater. Att använda samma intervjumall har som syfte att få jämförbara underlag för att kunna bedöma vem som är mest kvalificerad för jobbet. Ibland
finns även behov av att genomföra en andra intervju för att kunna komma till ett
beslut. Anställande chef kan genomföra intervjun själv eller tillsammans med en
kollega eller medarbetare.

Vid ett första möte kan det vara bra att kontrollera kandidatens identitet, så att
personen framför är samma person som har sökt tjänsten. Detta görs via en IDkontroll. Under intervjun bör rekryterande chef även kontrollera att kandidaten
har arbetstillstånd. Ett arbetstillstånd krävs om personen inte är svensk medborgare.

Referenstagning

När intervjun är genomförd och anställande chef överväger att erbjuda kandidaten en tjänst ska kandidatens referenser alltid kontaktas innan ett eventuellt erbjudande om anställning ges. I första hand ska kandidatens tidigare chef efterfrågas som referens. Har kandidaten tidigare varit anställd i Hultsfreds kommun ska anställande chef kontakta den sökandes tidigare chef i organisationen. Om inte chefen arbetar kvar så ska anställande chef kontakta förvaltningens HR-konsult. Innan referenstagning behöver anställande chef fundera på vilka frågeställningar som är relevanta och därefter genomföra en strukturerad referenstagning med syfte att tillföra information så att ett välgrundat beslut kan tas.

Avsluta rekryteringsprocessen

Återkoppling

Om det finns kandidater som ännu inte fått återkoppling från första urvalet men
som inte kallats till intervju så behöver de få en återkoppling om att tjänsten är
tillsatt med annan sökande eller att rekryteringen avbryts. De kandidater som
varit på intervju och som inte kommer att erbjudas anställning ska få muntlig
återkoppling om inte annan överenskommelse har gjorts vid intervjutillfället.

Erbjudande om anställning

Innan erbjudande om anställning behöver anställande chef ha förvissat sig om
att medarbetaren uppfyller kvalifikationskraven för tjänsten. Kandidaten ska
också ha en god kännedom om vad arbetet innebär och vilka förmåner som finns
hos Hultsfreds kommun.4 Anställande chef behöver ha kunskap om vilken lön
kandidaten kan erbjudas vid anställningens ingående. Förvaltningens HR-konsult kan kontaktas för eventuella lönefrågor.

Att anställa en utländsk medborgare

Det är arbetsgivarens ansvar att kontrollera att den person som anställs har rätt
att vistas och arbeta i Sverige. Huvudregeln är att tredjelandsmedborgare, dvs.
medborgare utanför EU/EES, ska ha ett arbetstillstånd för att få arbeta i Sverige.
För asylsökande krävs beslut om AT-UND från Migrationsverket för att personen ska få arbeta i Sverige. Sveriges kommuner och landsting har givit ut Cirkulär 17:25 där anställande chef kan läsa mer om vilka riktlinjer som gäller för att
anställa en utländsk medborgare. Som stöd finns även Hultsfreds kommuns interna riktlinjer för att anställa utländsk medborgare.

Avsluta rekryteringen

När en kandidat har erbjudits anställning och tackat ja till tjänsten behöver rekryteringen avslutas. I rekryteringssystemet ska kandidaten markeras som anställ. Ansökningshandlingar i form av personligt brev, CV och eventuella bilagor
för den person som anställs ska skrivas ut. Dessa handlingar ska sedan bifogas
till anställningsavtalet när de skickas till personalkontoret för arkivering. Anställande chef behöver sedan kontakta förvaltningens HR-konsult som hjälper till att avsluta rekryteringen.

Underlag vid anställning

När rekryteringen är avslutad ska anställningsavtal upprättas. Övriga underlag
så som sekretesshandling, hälsodeklaration samt övriga blanketter som exempelvis pedagogisk måltid och anhöriglista ska också fyllas i. I flertalet av våra
verksamheter föreligger även kontroll av utdrag ifrån belastningsregistret, vilket innebär att de som omfattas av registerkontroll inte får anställas om inte registerutdrag har uppvisats inför anställningen. Vänligen var god se Hultsfreds
kommuns rutiner för anställningsavtal och övriga underlag för information vid
upprättande av anställningsavtal och övriga underlag. Information och rutiner
gällande uppvisande av belastningsregister finns i dokumentet Rutin gällande
kontroll och hantering av utdrag ur belastningsregister.

Vi använder en bilaga till anställningsavtalet. Bilagan är en förklaring av vad anställningsavtalet innebär och bör läsas igenom innan avtalet skrivs under.

Se dessa dokument nedan

Nedan finns ytterligare information som kan vara aktuell i samband med rekrytering.

Bisysslor

Som anställd hos kommunen  får du inte ha några bisysslor som kan vara förtroendeskadliga. En bisyssla är att anse som förtroendeskadlig om den rubbar förtroendet för din opartiskhet i ditt arbete, samt om bisysslan skadar myndighetens anseende.

Du som anställd är skyldig att meddela arbetsgivaren om du har en bisyssla. Du fyller då i blanketten nedan och lämnar till närmaste arbetsledare. Skulle en bisyssla vara oförenlig med bestämmelserna i 7 § LOA och arbetsgivaren anser att den måste upphöra är arbetsgivaren skyldig att skriftligen och med motivering meddela dig om detta.

Följande rutiner gäller avseende bisysslor:

  • Blankett för anmälan av bisyssla
  • Uppmärksamma bisysslor vid introduktion och medarbetarsamtal
  • Checklista för bedömning av bisysslan
  • Kommungemensam sökning i bolagsregistret vart tredje år

Anmälan av bisyssla
Anmälan av bisyssla ska göras på blanketten Anmälan av bisyssla. Den kan användas vid både introduktion, medarbetarsamtal eller fortlöpande. Blanketten lämnas till närmaste chef.

Uppmärksamma bisyssla i rutinerna för introduktion och medarbetarsamtal
Frågan om bisyssla ska tas upp under introduktionen som nyanställd men även löpande under medarbetarsamtalen. Dokumentationen ska finnas i personens akt.

Checklista för bedömning av bisysslan
En checklista för bedömning av bisysslan har tagits fram. Syftet med checklistan är att den ska kunna vara ett stöd för arbetsgivare och arbetstagare när bedömning ska göras om en bisyssla är förtroendeskadlig.

Huruvida arbetsgivaren fullgjort sin skyldighet att informera dig om förbudet mot förtroendeskadliga bisysslor påverkar inte arbetsgivarens möjlighet att fatta beslut om att din bisyssla måste upphöra.

Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan:

  • inverka hindrande för arbetsuppgifterna.
  • innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens.

Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla enligt detta avtal.

Rutin att anställa utländska medborgare

Som arbetsgivare har vi skyldighet att kontrollera att arbetstagare från annat land har giltigt uppehålls- och/eller arbetstillstånd

Enligt lag är det straffbart att ha en person anställd om personen inte har rätt att vistas i Sverige eller saknar föreskrivet arbetstillstånd.

Anställande chefs ansvar

  • Begär att utländska medborgare som söker arbete visar att han/hon har tillstånd att vistas i Sverige och arbetstillstånd eller AT-UND.

Finns inte de arbetstillstånd eller AT-UND som krävs får personen inte arbeta i Sverige och kan därför inte anställas.

  • Saknas svenskt medborgarskap ska du även kontakta din HR-konsult för stöd vid anställningen
  • Spara kopior eller utdrag av tillstånden för vistelse och arbetstillstånd i minst 12 månader efter att anställningen avslutats.
  • Underrätta Skatteverket när en utlänning anställs. Detta görs via blankett (SKV 1160).
  • Om personen är asylsökande ska även underrätta Migrationsverket om anställningen. (Det kan du göra via denna e-postgb-hogsby-mottagningsenheten@migrationsverket.se)