Tio frågor och svar om sociala medier

bild på sociala medier
  1. Vad bör ni som verksamhet tänka igenom, innan ni börjar använda er av sociala medier?
    Innan ni startar ett konto i sociala medier, ska ni diskutera syftet och målet med er närvaro på sociala medier med oss på informationsenheten. Sociala medier kräver tid och resurser för att hålla hög kvalitet. Hur kan ni ha en röd tråd i det ni vill kommunicera i sociala medier och i andra medier? Hur kompletterar till exempel er Facebook-sida andra sätt att kommunicera er verksamhet?
  2. Vad är viktigt att tänka på för verksamheter som finns på sociala medier?
    I riktlinjerna ”Möjligheter med sociala medier” står det att vår närvaro i sociala medier ska präglas av uthållighet, aktivitet, kommunikation och snabbhet. Detta innebär att vi ska ha ett kontinuerligt flöde i de konton vi har. Minst en, gärna fler statusuppdateringar bör göras per vecka. Skriv personligt, professionellt och koncist. Besvara kommentarer och meddelanden så fort som möjligt, och arbeta för att upprätthålla följarnas intresse.
    Det sociala mediet ska hållas under uppsikt. Den som ansvarar för det sociala mediet ska avsätta tillräckliga resurser för detta och utse ersättare för den som har ansvaret vid dennes frånvaro. Informationsenheten har rätt att stänga konton som inte uppfyller detta.
  3. Vem är ansvarig för att instruktionerna ”Möjligheter med sociala medier” följs?
    Chefen är ansvarig för att verksamhetens konton i sociala medier följer riktlinjerna.
  4. Vem är ansvarig för att ett konto i sociala medier öppnas eller avslutas?
    Ansökan om att skapa ett konto i sociala medier ska godkännas av närmaste chef och av informationsenheten. Chefen ska meddela informationsenheten om verksamheten vill öppna eller avsluta ett konto i sociala medier. En blankett om syfte, målgrupp, mål, vem/vilka som ska sköta kontot med mera ska lämnas till informationsenheten innan ett konto startas.
    Informationsenheten ska ha tillgång till statistik från alla kommunala konton i sociala medier, vilket innebär att vi även vill ha era inloggningsuppgifter. Slutna grupper är undantagna från detta. Det är också viktigt att man meddelar informationsenheten om ett konto ska avslutas.
  5. När får en anställd använda sociala medier i tjänsten?
    Det ska alltid finnas ett uppdrag från chefen om en anställd ska agera i sociala medier i tjänsten.
  6. Vilken grundinformation ska finnas på alla kommunkoncernens Facebook-sidor?
    På kommunens centrala Facebook-sida finns en text om vilka regler som gäller för sidan. Denna text ska finnas på alla kommunkoncernens Facebook-sidor som inte är slutna grupper. Alla sidor ska ange när kommentarer besvaras och vilken verksamhet som är ansvarig för sidan.
  7. Hur får vi överblick över kommunkoncernens närvaro i sociala medier?
    Alla konton ska rapporteras till och godkännas av informationsenheten. Här finns en förteckning över kommunens konton på sociala medier. Kommunens centrala Facebook-sida ska ha länkar till kommunkoncernens samtliga Facebook-sidor. Slutna grupper på exempelvis Facebook undantas från ovanstående.
  8. Hur knyter vi ihop våra sidor på Facebook med webb och andra sociala medier?
    För att stärka kommunkoncernens olika varumärken är det viktigt att vara tydlig och visa hur våra olika varumärken hänger ihop. Informationsenheten har tagit fram standardiserade pluggar som ska finnas på verksamheternas Facebook-sidor och länka till den centrala Facebook-sidan, webben eller till andra sociala medier där det är aktuellt.
  9.  Hur kan vi utvärdera vår insats i sociala medier?
    Att regelbundet analysera antalet gillare, antalet kommentarer och hur många som delat ett inlägg säger en hel del om vilken typ av information som uppskattas mest av de som följer oss. Hur mycket trafik driver er Facebook-sida in på webben? Det kan även vara intressant att se hur många människor ett visst inlägg har nått ut till och vilka tider på dygnet som ger bäst gensvar. Informationsenheten hjälper er gärna om ni är intresserade av statistik.
  10. Vad gäller för arkivering och gallring av sociala medier?
    Observera att varje verksamhet regelbundet måste arkivera inlägg i sociala medier, enklast genom att skriva ut flödet varje halvår. Om ett inlägg blir ett ärende ska det registreras i ett ärendehanteringssystem. Anställda som hanterar sociala medier i tjänsten ska ha ovanstående inskrivet i sin dokumenthanteringsplan. Tänk på att även bilder räknas som personuppgifter och var noga med att följa personuppgiftslagen (PuL). Den ska skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Gallra regelbundet bort personuppgifter som inte är aktuella.