Ska du mejla till många – tänk på detta

Använd funktionen ”hemlig kopia” när du skickar mejl till större grupper som till exempel ”aktuella login” eller ”skolpersonal alla skolor”.

Varför ska jag använda hemlig kopia och hur gör jag?

Om du använder ”hemlig kopia” när du skickar mejl till större grupper undviker du att någon råkar skicka sitt svar till alla i gruppen trots att det bara var ämnat för dig som avsändare.
Dessutom avslöjar du inte andras mejladresser om du använder ”hemlig kopia”.

Det finns tre sätt att skicka ett mejl med ”hemlig kopia”, via stationär dator, mobil, eller via portal.office.com (Office 365)

Stationär dator

  1. Öppna “Outlook”
  2. Välj “Ny e-post”
  3. Klicka på “Kopia”
  4. Ny ruta öppnas, skriv mejladresser i fältet “Hemlig kopia”
  5. Fyll i ämnesrad
  6. Skriv ditt meddelande och skicka. Obs! Läs igenom en extra gång vad du skrivit innan du skickar

 

Du kan även lägga till fältet “Hemlig kopia” genom att välja fliken “Alternativ” Under “Visa fält”, välj “Hemlig kopia”.

Mobil

  1. Öppna “Outlook-appen”
  2. Klicka på pennan
  3. Klicka på Kopia/Hemlig kopia
  4. Skriv mejladresser i fältet “Hemlig kopia”
  5. Fyll i ämnesrad
  6. Skriv ditt meddelande och skicka. Obs! Läs igenom en extra gång vad du skrivit innan du skickar

Portal.office.com (Office 365)

  1. Logga in på ditt konto, verifiera dig med tvåstegsinloggning (ett sms med kod kommer till din jobbmobil). Detta gäller när du är utanför kommunens nät, till exempel hemifrån eller på annan ort
  2. Välj appen “Outlook”
  3. Klicka på “Nytt”
  4. Klicka på “Hemlig kopia”
  5. Skriv mejladresser i fältet “Hemlig kopia”
  6. Fyll i ämnesrad
  7. Skriv ditt meddelande och skicka. Obs! Läs igenom en extra gång vad du skrivit innan du skickar

Fler bra tips på hur du mejlar smart:

  • Skriv ett konkret och tydligt ämne
  • Håll det kort om det går
  • Var försiktig med att märka upp mejl med flaggor som !!
  • Använd rätt namn på den du skriver till
  • Dela upp olika frågor och önskemål i tydliga paragrafer eller punktlistor
  • Var tydlig och trevlig
  • Läs igenom vad du skrivit innan du skickar det
  • För vem mejlet är relevant? Välj mottagare och skicka kopia endast till dem som måste se mejlet

Ur Personalbladet december 2018