Sammanträdesrutiner

Bild på ordförandeklubban i kommunhusets sessionssal

Nämnden bestämmer tid och plats för sina sammanträden. Sammanträde ska också hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller ordföranden anser att det behövs.

Nämnden får kalla en ledamot eller en ersättare i fullmäktige, en annan nämnd eller beredning, en revisor, en anställd hos kommunen eller en särskild sakkunnig att närvara vid ett sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar.

Den som har kallats till ett sammanträde får, om nämnden beslutar det, delta i överläggningarna men inte i besluten.

Nämndens sammanträden ska hållas inom stängda dörrar. Nämnden får besluta att dess sammanträden ska vara offentliga, om fullmäktige har godkänt det.

Nämndens sammanträden ska alltid hållas inom stängda dörrar i ärenden som avser myndighetsutövning, eller i ärenden i vilka det förekommer uppgifter som hos nämnden omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Nämnden får handlägga ärenden bara när fler än hälften av ledamöterna är närvarande.

Varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid
sammanträdet ska ha tillgång till kallelsen senast 5 dagar före sammanträdesdagen.

Hur ärende avgörs

Efter att ett ärende har föredragits och överläggningar skett, ska ordförande alltid se till att överläggningen avslutas och att alla samtycker till det.

När överläggningen har avslutats, lägger ordföranden fram förslag till beslut.

Förslagen ska utformas så, att de kan besvaras med ja eller nej.

Ordföranden redovisar därefter sin uppfattning om vad som har beslutats och befäster beslutet med klubbslag, om inte omröstning begärs.

Om omröstning begärs, ska den ske öppet utom i ärenden som avser val eller anställning av personal.

Om inte något annat är föreskrivet, bestäms utgången genom enkel majoritet.

Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

I ärenden som avser val eller anställning av personal fattas beslutet genom lottning.

För bordläggning av ett ärende i nämnden krävs det enkel majoritet.

Röstning

Varje ledamot i nämnden har en röst.

En ledamot i nämnden har rätt att avstå från att delta i en omröstning eller i ett beslut.

Ordföranden är alltid skyldig att rösta, när det behövs för att ärendet ska kunna avgöras.

En ledamot i nämnden som deltar i handläggningen av ett ärende ska delta i avgörandet av ärendet, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild.

Ingen är skyldig att rösta för fler än ett förslag.

Öppen omröstning sker efter uppropslista. Ordförande ska lämna sin röst sist.

Begärs omröstning i samband med val eller anställning av personal ska omröstningen ske genom slutet omröstningsförfarande. Det innebär att endast det samlade omröstningsresultatet återges i protokollet. Inte hur var och en röstar. Sluten omröstning sker med hjälp av valsedlar. Två rösträknare utses och blanka valsedlar delas ut.

Sammanträdesteknik

Utöver att ordförande efter avslutad överläggning ska lägga fram förslag till beslut, att förslaget ska utformas så det kan besvaras med ja eller nej samt att ordförande redovisar sin uppfattning om vad som har beslutats och befäster beslutet med klubbslag, om inte omröstning begärs, så saknas regler om sammanträdesteknik i kommunallagen.

Eftersom lagen kräver att yrkandena ska utformas så att de kan besvaras med ja eller nej, bör inte olika saker blandas ihop i yrkandena. Det kanske då blir omöjligt för ledamöterna att göra logiska och rimliga ställningstaganden i samband med omröstningen. Det är särskilt viktigt när budgeten behandlas så inte ”stora klumpar” ställs mot varandra.

Formella yrkanden som ajournering, bordläggning samt återremiss/remiss behandlas före materiella yrkanden som förvaltningens eller utskottets förslag, nya yrkanden, avslagsyrkanden samt tilläggsyrkanden.

Två alternativa materiella yrkanden från samma ledamot bör i princip inte tillåtas. Däremot är det inget som hindrar att flera materiella yrkanden samtidigt ställs mot varandra. Kan t.ex. vara fråga om flera olika belopp, datum för ikraftträdande etcetera.

Det är okej om huvudyrkandet är formellt och andrahandsyrkandet är materiellt. Den motsatta ordningen bör inte godtas.

Bordläggning innebär att ärendet ska tas upp i oförändrat skick. Vill man ha fram mer beslutsunderlag ska återremiss yrkas.

Om både bordläggning och återremiss yrkas bör yrkandet om återremiss först avgöras. Detta eftersom de som begärt bordläggning borde kunna vara nöjda med en återremiss. De som begärt återremiss är sannolikt inte tillfreds med en bordläggning eftersom de i någon form också riktar kritik mot beslutsunderlaget, vilket de som begärt bordläggning ju egentligen inte gjort.

Det är viktigt att nämnden ges möjlighet att godkänna ordförandes förslag till propositionsordning. Det vill säga på vilket sätt hen lägger fram dem för beslut. Dels för att en i sig komplicerad propositionsordning kan gå smidigare om alla fått möjlighet att ”stanna upp” och godkänna den. Dels för att det kan vara viktigt vid en laglighetsprövning att beslutet kommit till efter en propositionsordning som ledamöterna faktiskt godkänt (Det bör framgå av protokollet).

Reservation

En förtroendevald som har deltagit i avgörandet av ett ärende får reservera sig mot beslutet. Reservationen ska anmälas före sammanträdet avslutas.

Den som inte vill ta ansvar för ett beslut bör komma med ett annat förslag istället och reservera sig mot beslutet till förmån för sitt eget förslag.

Enligt kommunallagen behöver inte reservationen vara skriftlig, men det ligger i sakens natur att den som vill lämna en skriftlig reservation ska göra det senast vid justeringen av protokollet. Den som lämnar muntlig reservation kan inte kräva att reservationen utvecklas i protokollet.

Protokollet

Vid sammanträdena förs protokoll på ordförandens ansvar.

Protokollet ska redovisa vilka ledamöter och ersättare som har tjänstgjort och vilka ärenden som nämnden har handlagt.

Protokollet ska för varje ärende redovisa

  1. vilka förslag och yrkanden som har lagts fram och inte tagits tillbaka,
  2. i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut,
  3. genomförda omröstningar och hur de har utfallit,
  4. vilka beslut som har fattats,
  5. vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat vid öppna omröstningar, samt
  6. vilka reservationer som har anmälts mot besluten

Protokollet ska justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet på det sätt som nämnden har bestämt.

Senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen tillkännages på anslagstavlan. Av tillkännagivandet ska framgå var protokollet finns tillgängligt samt vilken dag det har anslagits. Tillkännagivandet får inte tas bort från anslagstavlan före utgången av den tid som gäller för överklagande. Bevis om anslagsdagen ska tecknas på protokollet eller utfärdas särskilt.

Delegering

Nämnden får uppdra åt utskottet, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden, dock inte i följande fall:

  1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet,
  2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats,
  3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och
  4. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter

Beslut som har fattats med stöd av uppdrag ska anmälas till nämnden, som bestämmer i vilken ordning det ska ske.

Nämnden får uppdra åt ordföranden eller en annan ledamot som nämnden har utsett att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande, att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde.

Om nämnden uppdrar åt en förvaltningschef inom nämndens verksamhetsområde att fatta beslut, får nämnden överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt en annan anställd inom kommunen att besluta i stället. Sådana beslut ska anmälas till chefen.

Om nämnden uppdrar åt en anställd att besluta på nämndens vägnar, får nämnden ställa upp villkor som innebär att de som utnyttjar nämndens tjänster ska ges tillfälle att lägga fram förslag eller att yttra sig, innan beslutet fattas.

Nämnden får också reglera att en anställd får fatta beslut endast om företrädare för dem som utnyttjar nämndens tjänster har tillstyrkt beslutet.

Närvarorätt för personalföreträdare

Företrädare för de anställda hos en kommun (personalföreträdare) får, i den omfattning som anges i Kommunallagen 7 kap. 9-13 §§, närvara vid sammanträden med nämnden.

Personalföreträdarna har rätt att närvara vid nämndens behandling av ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess anställda. Nämnden får i särskilda fall besluta att personalföreträdarna får närvara även vid behandlingen av andra ärenden.

Personalföreträdarna har inte rätt att närvara när ärenden av följande slag handläggs:

1. ärenden som avser myndighetsutövning mot någon enskild, såvida inte ärendet rör en obestämd krets av enskilda,
2. förhandlingar med en arbetstagarorganisation,
3. uppsägningar av kollektivavtal,
4. arbetskonflikter,
5. rättstvister mellan kommunen eller landstinget och en arbetstagarorganisation, och
6. ärenden som avser beställning eller upphandling av varor och tjänster.

Personalföreträdarna har rätt att delta i nämndens överläggningar men inte i besluten.

En nämnd är skyldig att, med iakttagande av föreskrifterna i offentlighets- och sekretesslagen, lämna personalföreträdarna de upplysningar som behövs för deras verksamhet.

Personalföreträdarna utses särskilt för varje nämnd bland de anställda hos kommunen, i första hand bland dem som är anställda inom nämndens verksamhetsområde. Högst tre personalföreträdare och en ersättare för var och en av dem får finnas för varje nämnd.

Personalföreträdarna utses av den eller de lokala arbetstagarorganisationer som kommunen har kollektivavtal med.

Vad som föreskrivs i kommunallagen om jäv för den som ska handlägga ett ärende hos en nämnd ska gälla också för personalföreträdare i nämnden. Jäv ska dock inte anses föreligga enbart på grund av att personalföreträdaren

1. är förtroendeman eller funktionär hos en arbetstagarorganisation som har intressen att bevaka i ärendet, eller
2. har, i den egenskap som anges i 1, företrätt organisationen i en sådan förhandling i ärendet som har ägt rum enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet

Personalföreträdarna ska kallas till sammanträden på samma sätt som gäller för ledamöterna i nämnden. Ersättarna kallas bara när de ska tjänstgöra som personalföreträdare.

Beslut som fattas vid ett sammanträde dit personalföreträdarna har tillträde blir inte ogiltiga på grund av att personalföreträdarna eller någon av dem inte har kallats till sammanträdet.