Riktlinjer för behandling av personuppgifter i IST Extens

Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig för uppgifter i IST, kommunens förskole- och elevregister.

Grunduppgifterna i IST hämtas från befolkningsregistret som uppdateras en gång per vecka av IT-avdelningen. Därutöver behöver det göras ett grunduttag d.v.s. att samtliga uppgifter från befolkningsregistret ersätts med aktuella uppgifter. Det behöver göras vart 5: e år.

Ansvarig att beställa uppgifterna från Skatteverket är systemansvariga för IST.
Arbetet med att lägga in grunduttaget utförs av IT-avdelningen.

De fritextfält som finns i registret får endast användas för uppgifter om skolskjuts.

Känsliga uppgifter som t.ex. uppgifter om sjukdom får inte läggas in.

Ansvarig att ta ut lista för skolpliktsbevakning är systemansvarig.
Rektor är ansvarig för att kontrollera uppgifterna på
skolpliktsbevakningslistan.

Barn och elever med skyddade personuppgifter hanteras manuellt i pärm som endast ett fåtal har tillgång till. Har de endast skyddad adress tas de med i IST men med en markering som ska fungera som en varningssignal så att en noggrann prövning görs innan några uppgifter om personen lämnas ut.

Alla uppgifter som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen ska skrivas ut och följa tidsfristerna i dokumenthanteringsplanen.